Документация-это важный момент в любом деле! Переходи на этот сайт https://proekt.aograd.ru/razrabotka-dokumentacii/rabochej/, здесь могут помочь с этим!
В обществе, где преобладает бумажная работа, вопрос о том, как долго можно продержаться на важных документах, ставит в тупик большинство людей. Нас особенно беспокоят документы финансового или лично идентифицирующего характера. Люди, которые беспокоятся о потере чего-то важного, иногда хранят все; другие, которые беспокоятся о таких вещах, как кража личных данных, слишком быстро разрывают документы. Большинство из нас, однако, находятся где-то между этими двумя крайностями: простой и абсолютной путаницей в отношении того, что хранить и как долго его хранить.
Вам действительно нужно сохранить определенную документацию дольше, чем другие, и— для целей финансового и имущественного планирования—организовать эти документы для обеспечения доступности. Некоторые документы вы должны хранить вечно, другие на более короткие периоды времени—но многие документы на самом деле не достаточно важны, чтобы сохранить. Хотя это может показаться хорошей идеей, чтобы держаться за все, в результате беспорядок может сделать его трудно найти важные документы среди всех неважных из них. И, даже с цифровыми документами, вы все еще можете бежать из космоса.
Давайте поможем разгадать эту путаницу, предложив некоторые рекомендации, на каких документах хранить и как долго.Если у вас нет конкретной проблемы (например, практики возмещения компании или бизнес-вычетов по вашей налоговой декларации о доходах), через 1-3 месяца эти квитанции становятся несущественными и просто добавляют беспорядок в вашем доме или офисе. Ваши банковские выписки будут отражать снятие средств в банкоматах, а выписки из банковских и кредитных карт и/или аннулированные чеки могут служить доказательством оплаты коммунальных услуг и других регулярных покупок.
ХРАНИТЕ ЭТИ ДОКУМЕНТЫ В ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ГОДА:
Ежемесячные ипотечные отчеты — ваши ежегодные налоговые отчеты в конечном итоге сделают их избыточными.
Заглушки зарплаты-как только вы примирили эти заглушки с вашим ежегодным W-2, они вам больше не нужны.
Чековая книжка гроссбухи (если вы используете их) — многие люди сегодня держат гроссбухи онлайн с помощью бухгалтерского программного обеспечения. Если вы сделаете старомодную рукописную чековую книжку, она не понадобится вам больше года.
Страховые заявления и записи— Как только вы получаете текущее продление полиса или заявление, старое становится устаревшим.
Выписки по инвестиционному счету-в общем случае храните их не менее одного года. Включите ваши ежемесячные отчеты, а также любые торговые подтверждения.
Неоспоримые медицинские счета и квитанции— храните эти документы, если вы торгуетесь со страховкой или имеете случай личного увечья в работе, храните их в качестве доказательства. В противном случае, вы можете избавиться от них через год.
ХРАНИТЕ ЭТИ ДОКУМЕНТЫ НЕ МЕНЕЕ СЕМИ ЛЕТ:
Формы W-2 и 1099-это документы, подтверждающие ваш доход по кредитам и возможным налоговым проверкам.
Все налоговые поступления-эти документы оправдывают ваши налоговые вычеты, если IRS хочет их подтвердить.
Отмененные чеки для целей налогообложения, бизнеса, ипотеки и улучшения дома —Некоторые люди любят сохранять все свои отмененные чеки, но если вы хотите свести их к минимуму, проходите эти проверки один раз в год и измельчите любые, которые не имеют отношения к вашим налогам, бизнесу, ипотеке или улучшениям дома.
Банковские выписки– храните их не менее одного года, либо в печатном виде, либо в электронном виде. Они могут быть использованы при выявлении потенциального мошенничества, кражи личных данных или других аномалий с вашим аккаунтом. Как и в случае со всеми финансовыми или юридическими документами, содержащими личную информацию, всегда создавайте бумажные копии перед выбрасыванием.
Записи инвалидности и заглушки доходов по безработице— это хорошая идея, чтобы держать документы, связанные с доходом, который вы получаете непосредственно от правительства.
ХРАНИТЕ ЭТИ ДОКУМЕНТЫ ВЕЧНО / БЕССРОЧНО:
Налоговые декларации по доходам-некоторые предполагают, что ваши декларации могут быть измельчены через семь лет вместе с вашими налоговыми документами подготовки, но мы рекомендуем придерживаться самих деклараций.
Документы, удостоверяющие личность-это свидетельства о рождении, карты социального страхования,действующие и устаревшие паспорта и т.д.
Юридические документы — это свидетельства о браке и разводе,судебные решения и т.д.
Все квитанции и документы, связанные с вашим домом или недвижимостью— они включают ипотечные документы, титулы/документы, квитанции по благоустройству жилья и записи, связанные с покупкой и/или продажей имущества (включая комиссии и сборы). Храните эти документы до тех пор, пока вы владеете собственностью, а также как минимум через шесть лет после продажи.
Названия транспортных средств и / или связанная с ними кредитная документация- -храните их в течение не менее трех лет с даты завершения сделки. Многие люди хранят их в течение 10 лет или дольше, однако, потому что они могут быть полезны даже долгое время после завершения сделки, если есть какие-либо вопросы.
Квитанции на все основные покупки-храните эти квитанции для целей гарантии и для отображения стоимости возможных страховых случаев. Вы можете измельчить их, когда продадите.
Ежегодные отчеты по инвестиционным и пенсионным счетам– ваши квартальные отчеты должны храниться до тех пор, пока не поступит годовой отчет. В этом случае перепроверьте квартальную отчетность с годовой. Если все совпадает,вы можете разорвать квартальные отчеты. Храните годовые отчеты до тех пор, пока счет не будет закрыт.
Записи об образовании-они включают в себя стенограммы средней школы и колледжа, а также дипломы и степени.
Все соответствующие записи финансового планирования-эти документы включают завещания, живые завещания, трастовые документы, документы пенсионного плана, доверенность на назначение, медицинскую и похоронную информацию и т.д.
Документ-Организация
ЭЛЕКТРОННОЕ И ФИЗИЧЕСКОЕ ЗАПОМИНАЮЩЕЕ УСТРОЙСТВО
В современном цифровом веке многие люди предпочитают сохранять важные документы в электронном виде, сканируя их и сохраняя на жестком диске или в облачном хранилище, например Dropbox, Box, Google Drive или iCloud. Эта стратегия является отличной для экономии места и уменьшения беспорядка. Если вы решите сделать это, мы рекомендуем создать резервную копию этих документов в нескольких местах, по крайней мере с одной резервной копией вне объекта (например, если вы используете безопасное облачное хранилище, убедитесь, что у вас есть резервная копия на второй службе или используйте жесткий диск, хранящийся в сейфе). Тем не менее, вы должны всегда храните физическую копию следующих предметов, предпочтительно надежно хранящуюся в сейфе:
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
При выяснении того, какие документы следует хранить, а какие нет—а также как долго их хранить, хорошая система организации поможет предотвратить превращение вещей в хаос и беспорядок. Эта система может быть такой же простой, как система подачи документов с папками, помеченными в соответствии с “датой истечения срока действия” (т. е. 3 месяца, один год и т. д.) или онлайн-система подачи документов с аналогичными метками. Регулярно пересматривайте свои документы, чтобы поддерживать все в актуальном состоянии.
Ведение документации может быть сложной задачей даже для самых старательных семей с самыми безупречными системами организации. Мы можем помочь вам настроить индивидуальный план документа, чтобы помочь вашим потребностям планирования. Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации .